Отчет о прибылях и убытках являются одним из базовых финансовых отчетов ресторана дает представление о самом фундаментальном показателе, которым располагает бизнес: прибыли.
БДР ресторана или отчет о прибылях и убытках имеет решающее значение для владельцев ресторанов. PnL ресторана предназначен для того чтобы поддерживать прибыльность путем анализа доходов и расходов и оптимизации конечной стоимости. В отчете представлены актуальные данные, которые жизненно необходимы в ежедневной деятельности ресторана.
Структура отчета о прибылях и убытках ресторана
Доход от продаж: Сюда входит весь доход, полученный от продажи продуктов питания, напитков и прочих доходов.
Стоимость продуктов (фудкост) питания и напитков — это стоимость ингредиентов израсходованная на приготовление реализованных блюд, включая те, которые портятся или расходуются впустую. Чтобы рассчитать фудкост, вам необходимо отслеживать свои запасы, следить за отходами и соответствующим образом оценивать калькуляцию блюд в меню.
Затраты на персонал: затраты на рабочую силу включают всю заработную плату, выплачиваемую сотрудникам, включая оклады, почасовую оплату труда, льготы и налоги. Вам также необходимо учитывать оплату сверхурочных, расходы на обучение и стоимость текучести кадров. Стоимость питания сотрудников, доставка их до рабочего места и компенсация проживания и налоги на заработную плату также учитывается в этом разделе.
Себестоимость реализованной продукции (прайм кост): представляет собой сумму стоимости ингредиентов, израсходованных на приготовление и затрат на персонал. Прайм кост дает представление об основных прямых затратах ресторана и является важнейшим показателем для контроля прямых затрат, который участвует в расчете точки безубыточности в ресторане.
Арендная плата и коммунальные услуги: арендная плата и коммунальные услуги будут варьироваться в зависимости от вашего местоположения и размера вашего ресторана. Это включает в себя вашу аренду, электричество, воду, газ и интернет.
Маркетинговые расходы: маркетинговые расходы — это расходы, которые вы несете для продвижения ресторана, включая рекламу, цифровой маркетинг, связи с общественностью и спонсорство. Вам необходимо определить бюджет ваших маркетинговых усилий и отслеживать окупаемость затрат на маркетинг (ROI).
Расходы на оборудование и техническое обслуживание: расходы на оборудование и техническое обслуживание включают покупку и содержание кухонного оборудования, систем кондиционирования воздуха, сантехники и мебели.
Тщательно отслеживая эти затраты в отчете о прибылях и убытках ресторана, вы можете управлять своей прибылью и поддерживать высокий конечный результат. Контроль текущих затрат должен завершаться планированием деятельности в будущем и созданием плана доходов и затрат: бюджета деятельности ресторана.
БДР ресторана имеет решающее значение для оценки финансовых показателей вашего ресторана. Сравнивая плановые и фактические доходы и расходы, вы можете определить области, в которых вам необходимо сократить расходы или увеличить доход. Например, если ваши цены слишком высоки, возможно, вам придется скорректировать стоимость некоторых блюд в меню или перейти на более дешевые ингредиенты. Если ваши операционные расходы слишком высоки, возможно, вам придется оптимизировать штат сотрудников.
Отчет БДР ресторана также может помочь вам принимать обоснованные решения об инвестициях в ваш ресторан или открытие новых ресторанов в вашей сети. Например, если ваш чистый доход положительный, вы можете решить использовать дополнительные средства для расширения своего бизнеса или инвестировать в новое оборудование. С другой стороны, если ваш чистый доход отрицательный, вам, возможно, потребуется предпринять шаги по повышению прибыльности, прежде чем делать какие-либо значительные инвестиции.
Как подготовить БДР ресторана?
Составление БДР ресторана для вашего объекта может быть выполнено как вручную, так и с помощью программного обеспечения для ведения управленческой отчетности. Хотя подготовка вручную может занять много времени, она дает представление об отдельных счетах и позволяет проводить более детальный анализ. Как минимум один раз стоит подготовить PnL ресторана в Excel чтобы получить глубокое понимание особенности деятельности, и уже созданный отчет автоматизировать. Если подготовка детального отчета представляется сложной, воспользуйтесь услугами по разработке системы учета и бюджетирования для ресторана.
Ниже приведены шаги по подготовке отчета о прибылях и убытках ресторана:
- Запишите все продажи и выручку, полученные за отчетный период, включая скидки и возвраты средств. Как правило для анализа продаж используют ежедневный отчет.
- Рассчитайте фудкост: общую сумму затрат на ингредиенты использованных в проданных блюдах.
- Рассчитайте общую сумму затрат на персонал.
- Посчитайте операционную себестоимость (праймкост) сложив стоимость ингредиентов и затраты на персонал.
- Рассчитайте маржу или валовую прибыль, вычтя себестоимость из общего дохода.
- Соберите все операционные расходы, включая аренду, коммунальные услуги, маркетинг и заработную плату.
- Вычтите операционные расходы из валовой прибыли, чтобы определить показатель прибыли до налогов, амортизации и процентов (EBITDA).
- Почитайте прочие доходов и расходы не относящиеся напрямую к деятельности ресторана.
- Определите валовую прибыль
Отчет о доходах и расходах может формироваться за различные временные интервалы. Особенность ресторанного бизнеса в том, что планировать деятельность можно на неделю или месяц.
БДР ресторана: основные понятия
Доход ресторана
Основой вашего ежедневного отчета о деятельности ресторана должны быть данные о ваших продажах. Сюда входит общий объем продаж за день с разбивкой по таким категориям, как продукты питания, напитки и товары. Вы также должны указать количество гостей, количество блюд, количество чеков и любые скидки или рекламные акции, которые были применены.
Себестоимость ингредиентов (фудкост)
Стоимость проданных ингредиентов, или фудкост, — важнейший показатель, который должен понимать каждый владелец ресторана. Это относится к общей стоимости всех ингредиентов и материалов, использованных при создании блюд вашего меню. Это включает в себя все, начиная с самих продуктов питания и заканчивая упаковкой, в которой они подаются на стол или доставляются курьерами.
Почему важно понимать стоимость компонентов блюд? Проще говоря, это оказывает прямое влияние на прибыльность вашего ресторана. Если вы не знаете, сколько стоит приготовление каждого блюда, вы не сможете точно оценить свои позиции в меню. Это может привести к тому, что у вас либо будет слишком низкая норма прибыли, либо цены окажутся слишком высокими, чтобы клиенты были готовы их платить.
Чтобы рассчитать затраты для вашего ресторана, вам нужно будет отслеживать все свои запасы и стоимость ингредиентов. Вот простая формула:
Начальный запас + Покупки — Конечный запас = Общая стоимость израсходованных ингредиентов
Затраты на персонал в ресторане
Владельцы и менеджеры должны внимательно отслеживать затраты на персонал в ресторане, чтобы убедиться, что они не превышают бюджет. Это означает регулярный контроль рабочего времени сотрудников, расчет налогов на заработную плату и учет оплаты сверхурочных. Отслеживая эти показатели, руководители могут определить области, в которых они могут перерасходовать средства, и соответствующим образом скорректировать численность своего персонала.
Штат сотрудников должен быть достаточным для обеспечения быстрого и эффективного обслуживания, гарантирующего клиентам приятное времяпрепровождение. Важно найти баланс между количеством сотрудников и экономией затрат, чтобы максимизировать прибыль и сохранить довольных клиентов.
Существует несколько способов, с помощью которых рестораны могут снизить затраты на рабочую силу без ущерба для качества обслуживания. К ним относятся:
- Использование автоматизации для оптимизации таких задач, как прием заказов и обработка платежей;
- Перекрестное обучение персонала выполнению нескольких ролей, что позволяет более эффективно планировать работу;
- Гибкие варианты планирования рабочего графика для снижения затрат на сверхурочную работу.
Чтобы рассчитать фактические затраты на рабочую силу в вашем ресторане, вам нужно будет сложить всю заработную плату, бонусы, питание, компенсации проживания и льготы, предоставленные сотрудникам за определенный период. Эта цифра должна включать всю почасовую заработную плату, оклады наемных работников, оплату сверхурочной работы, бонусы и такие льготы, как медицинское страхование и пенсионные планы. Также следует включить налоги на заработную плату, такие как социальное обеспечение и страхование.
Подсчитав общие затраты на рабочую силу, вы можете разделить эту цифру на общий доход за тот же период, чтобы определить процент затрат на рабочую силу. В идеале процент ваших затрат на рабочую силу должен составлять около 30% от вашего общего дохода. Если она значительно превышает это значение, возможно, пришло время внести изменения в ваш штат или операции, чтобы повысить эффективность и снизить затраты.
Себестоимость и контролируемые расходы в ресторане
Себестоимость (праймкост) — это прямые затраты, связанные с производством продуктов питания и напитков, подаваемых в ресторане. Это включает в себя стоимость ингредиентов, рабочей силы и других расходов, непосредственно связанных с приготовлением и подачей блюд. По сути, себестоимость — это расходы, необходимые для поддержания работы бизнеса.
Для расчета себестоимости необходимо сложить стоимость всех проданных ингредиентов (COGS), включая стоимость сырья, напитков и других расходных материалов, необходимых для приготовления блюд. Затраты на рабочую силу включают в себя не только заработную плату, но и налоги на заработную плату, льготы и оплату сверхурочных.
Использование себестоимости и контролируемых затрат для оптимизации прибыли
Понимание себестоимости и контролируемых расходов имеет решающее значение для максимизации прибыли ресторана. Отслеживая эти затраты и при необходимости внося стратегические коррективы, владельцы и менеджеры могут оптимизировать прибыльность. Например, если себестоимость слишком высока, им может потребоваться скорректировать цены в меню или договориться о более выгодных сделках с поставщиками.
Аналогичным образом, если контролируемые расходы слишком высоки, им, возможно, придется искать способы снижения накладных расходов или повышения операционной эффективности. Это может включать поиск более рентабельных поставщиков, пересмотр условий аренды или внедрение энергоэффективных решений для сокращения счетов за коммунальные услуги.
Валовая прибыль ресторанного бизнеса
Валовая прибыль — это сумма выручки, оставшаяся после вычета стоимости проданных товаров (COGS). COGS представляет собой прямые затраты, связанные с производством блюда, такие как ингредиенты и затраты на рабочую силу. Валовая прибыль не включает косвенные затраты, такие как аренда, коммунальные услуги и маркетинговые расходы.
Валовая прибыль является важным показателем, поскольку она дает вам представление о том, сколько денег вы зарабатываете на каждом блюде или пункте меню. Высокая валовая прибыль означает, что вы берете за свои блюда достаточно, чтобы покрыть свои расходы и при этом получать прибыль. С другой стороны, низкая валовая прибыль указывает на то, что вам, возможно, потребуется скорректировать свои цены или найти способы сократить свои расходы.
Как часто следует обновлять БДР ресторана?
Как часто вам нужно обновлять отчет о прибылях и убытках в вашем ресторане? Ответ зависит от различных факторов, таких как размер вашего ресторана, сложность ваших операций и частота ваших транзакций. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам определить, как часто вам следует обновлять отчет о прибылях и убытках вашего ресторана:
Ежемесячные обновления: Если вы владелец небольшого ресторана с простыми операциями, будет достаточно ежемесячно обновлять отчет о прибылях и убытках. Поступая таким образом, вы можете точно отслеживать свои доходы и расходы и при необходимости вносить коррективы. Ежемесячные обновления позволяют вам видеть тенденции в ваших доходах и расходах, что помогает вам прогнозировать будущую прибыль.
Еженедельные обновления: Если в вашем ресторане наблюдается больший объем транзакций, вы можете захотеть обновлять свой отчет о прибылях и убытках еженедельно. Это позволит вам быстро выявить любые несоответствия или ошибки. Еженедельные обновления также помогут вам оперативно реагировать на неожиданные события, такие как повышение цен на продукты питания или падение продаж.
Ежедневные обновления: Для крупных ресторанов со сложными операциями и большими объемами транзакций необходимы ежедневные обновления вашего отчета о прибылях и убытках. Ежедневные обновления позволяют вам отслеживать свой денежный поток и выявлять любые проблемы, которые могут возникнуть. Ежедневный мониторинг ваших доходов и расходов поможет вам оставаться в курсе своих финансов и принимать обоснованные решения относительно вашего бизнеса. В заключение, то, как часто вам следует обновлять отчет о прибылях и убытках вашего ресторана, зависит от размера и сложности вашего бизнеса. В то время как ежемесячных обновлений может быть достаточно для небольших ресторанов, для более крупных могут потребоваться еженедельные или ежедневные обновления. Регулярное обновление вашего отчета о прибылях и убытках поможет вам сохранять контроль над своими финансами, принимать обоснованные решения и, в конечном счете, обеспечить долгосрочный успех вашего ресторанного бизнеса.
Вывод
БДР ресторана или отчет о прибылях и убытках ресторана — это важнейший финансовый документ, который помогает владельцам ресторанов понять прибыльность своего бизнеса. В нем суммируются ключевые показатели, такие как выручка, затраты и накладные расходы, что позволяет им принимать обоснованные решения относительно стратегий ценообразования, предложений меню и операционных расходов. Наша компания может помочь в подготовке БДР ресторана и автоматизировать его формирование. Анализ данных в отчете о прибылях и убытках, выявление областей для улучшения является частью услуги по финансовому анализу деятельности ресторана. Регулярно анализируя БДР ресторана, владельцы ресторанов могут убедиться, что они поддерживают прибыльность и принимают обоснованные решения, основанные на данных.
