Как наладить эффективную систему управления запасами в ресторане?
Эффективное управление запасами в ресторане для обеспечения бесперебойной работы, минимизации отходов и максимизации прибыльности также важно как наличие вкусной еды и отличного обслуживания клиентов. И для этого в игру вступает управление запасами ресторана.
Управление запасами ресторана относится к процессу отслеживания и контроля наличия и использования ингредиентов, поставок и запасов готовой продукции в вашем ресторане. Для этого вам постоянно необходимо вести тщательный мониторинг уровня запасов, прогнозирование спроса и оптимизацию объемов заказов во избежание их дефицита или перерасхода.
Надлежащее управление запасами имеет решающее значение по ряду причин:
1. Контроль затрат: Без эффективного управления запасами вы рискуете потерять скоропортящиеся товары или исчерпать популярные ингредиенты, которые могут существенно повлиять на ваши затраты и прибыль.
2. Сокращение отходов: Имея четкое понимание доступных продуктов вы сможете минимизировать потери, используя ингредиенты, прежде чем они испортятся или станут непригодными для использования.
3. Повышение эффективности: Правильно организовав процесс инвентаризации и учет запасов, вы можете оптимизировать работу на кухне, сократить простои и повысить производительность труда персонала.
4. Точное планирование меню: Ведение актуальных остатков продуктов помогает вам эффективно планировать меню, гарантируя, что у вас есть все необходимые ингредиенты для каждого блюда.
Четыре основные типа запасов в ресторане?
Основными типами запасов в ресторане, являются сырье, полуфабрикаты, готовые блюда, оборудование и инвентарь. Понимая тип имущества можно применять соответствующие методы учета и более совершенные методы проведения инвентаризации. Давайте рассмотрим каждый подробно:
1. Продукты питания
Продукты питания и напитки включают все скоропортящихся и нескоропортящихся продукты, используемые при приготовлении блюд и полуфабрикатов. Это включает такое сырье как овощи, мясо, специи и молочные продукты, а также готовые продукты, такие как соусы и заранее приготовленные полуфабрикаты. Эффективное управление продуктами включает контроль за уровнями запасов, отслеживание сроков годности и обеспечение надлежащих условий хранения для предотвращения порчи и отходов.
2. Напитки
Список напитков включает все алкогольные и безалкогольные напитки, которые подаются в ресторане. Это пиво, вино, спиртные напитки, безалкогольные напитки, соки и вода. Точный мониторинг запасов напитков имеет решающее значение для контроля затрат и предотвращения избыточных запасов или недостаток популярных вариантов напитков. Кроме того, отслеживание тенденций в потреблении может помочь выявить изменения в предпочтениях и оптимизировать меню, чтобы удовлетворить пожелания клиентов.
3. Предметы сервиса и обслуживания
Товарно-материальные ценности для сервиса и обслуживания включают все непродовольственные товары, необходимые для повседневной работы ресторана. Это чистящие средства, бумажные товары (например, салфетки, соломинки и одноразовые столовые приборы), кухонную утварь, кухонное оборудование и другие предметы первой необходимости. Надлежащее управление запасами обеспечивает бесперебойное функционирование ресторана, не допуская при этом нехватки или чрезмерного накопления.
4. Оборудование
Оборудование ресторана включает все основные кухонные приборы, оборудование и инструменты, используемые в кухне. К ним относят печи, грили, холодильники, посудомоечные машины, кухонные принтеры, столы, стулья и многое другое. Регулярное техническое обслуживание и контроль за техническим состоянием оборудования имеют важное значение для выявления любого неисправного или устаревшего оборудования.
В ресторане используется множество самого разного имущества. Использование технологий, таких, как программное обеспечение для проведения инвентаризации (например на базе QR кодов), может упростить процесс. Программное обеспечение для ведения склада может обеспечить в режиме реального времени представление об уровнях запасов и структуре потребления.
Методы управления запасами в ресторане
Корректно применяя методы управления запасами в ресторане, можно упростить процессы инвентаризации и принимать верные решения о покупке, хранении и планировании меню. Вот некоторые основные методы управления запасами ресторана:
1. Внедрение POS систем для учета продаж
POS система в ресторане является ценным инструментом, который позволяет отслеживать продажи, контролировать уровень запасов и генерировать отчеты в режиме реального времени. Она автоматизирует выполнение многих задач, таких, как учет запасов и подготовка заявок на закупку на основе заранее установленных пороговых значений.
2. Регулярное проведение инвентаризации
Постоянное и регулярное проведение инвентаризации имеет важное значение для отслеживания фактического количества имеющихся ингредиентов и предметов обслуживания. Регулярные инвентаризации помогают поддерживать точность в учете запасов и избегать нехватки или слишком больших запасов.
3. Метод First-In, First-Out (FIFO)
Метод FIFO гарантирует, что позиции с большим сроком хранения используются перед новыми. Такой подход предотвращает порчу продуктов питания и сводит к минимуму отходы, обеспечивая своевременное использование скоропортящихся продуктов. Организуя ваши складские системы и маркировки продуктов с датами истечения срока действия, вы можете легко отслеживать и использовать продукты методом FIFO.
4. Оптимизация пространства для хранения данных
Эффективное использование складских помещений имеет решающее значение для эффективного управления запасами. Расположите складские помещения логически, с четко обозначенными полками и ящиками, чтобы облегчить доступ и подсчет запасов. Не упускайте возможность использования штабелируемых контейнеров, стеллажных систем и стеллажей для хранения, чтобы максимизировать доступное пространство и минимизировать беспорядок.
5. Развитие отношений с поставщиками
Развитие прочных отношений с вашими поставщиками может обеспечить ряд преимуществ для управления запасами. Регулярное общение с поставщиками помогает быть в курсе доступности продукции, ценах и графиках поставок.
6. Анализ данных о продажах и прогноз спроса
Используйте исторические данные о продажах для анализа тенденций и прогноза спроса на различные блюда. Прогнозирование спроса на блюда поможет вам определить тенденции и выявить популярные блюда и оптимизировать уровни запасов продуктов. Точно прогнозируя предпочтения клиента, вы можете минимизировать риск излишков или отсутствия ключевых ингредиентов.
7. Установка минимальных уровней запаса и точек заказа
Установление уровней запаса для каждого продукта имеет решающее значение для поддержания уровня запасов и недопущения их нехватки. Минимальный уровень запасов представляют собой минимальное количество товара, которое должно быть в наличии. Точки повторного заказа указывают, когда пришло время для размещения нового заказа. Отслеживание запасов по этим пороговым показателям гарантирует эффективное управление пополнением запасов.
8. Обучение персонала процедурам инвентаризации
Для эффективного управления запасами необходима надлежащая подготовка персонала в том как проводить инвентаризации. Обучить необходимо методике того, как проводить инвентаризацию и соблюдать принципы ФИФО. Важно поощрять открытое общение между персоналом кухни и руководством относительно нехватки запасов, вопросов качества продукции и возможных изменений в меню.
Как проводить инвентаризацию на кухне?
Эффективное управление запасами обеспечивает бесперебойную работу кухни и помогает минимизировать затраты. Приведем некоторые из лучших практик управления запасами ресторана, контроля отходов, сокращения краж и оптимизации процессов закупок.
1. Организуйте свои поставки
Чтобы оптимизировать закупка и вресторане, начните с упорядочения ваших поставок продуктов и расходных материалов по четко определенному графику. Классифицируйте продукты и материалы по их типу (например, мясная продукция, молочная продукция, крупы и бакалея, бытовая химия и расходные материалы). Определите конкретные места хранения для каждой категории. Такой подход поможет Вам быстро находить продукты и материалы во время инвентаризации и предотвращает перезаказ или недоиспользование определенных продуктов.
2. Установка стандартных уровней запасов
Определите нужны уровни остатков для каждого продукта и материала. Нормативные уровни относятся к минимальному количеству товара, которое должно быть доступно в любое время. Установка этих уровней поможет вам избежать истощения основных ингредиентов во время обслуживания или избыточного спроса. Регулярно пересматривать и корректировать уровни запасов на основе исторических данных и изменений в предпочтениях клиентов, в идеале используйте для этого системы автоматического заказа продуктов.
3. Используйте технологии
Используйте технологию для оптимизации и автоматизации процесса управления запасами. Инвестируйте в надежную систему управления запасами или используйте специальное программное обеспечение, которое позволяет отслеживать уровень запасов, генерировать отчеты и настраивать оповещения для низких уровней запасов. Эти инструменты могут экономить время, уменьшать ошибки и обеспечивать ценное понимание ваших моделей использования инвентаря.
4. Используйте метод FIFO
Следуйте методу First-In, First-Out (FIFO) при хранении и использовании ингредиентов. Это означает использование в первую очередь продуктов с большим сроком хранения, чтобы предотвратить порчу. Регулярно контролируйте запасы продуктов и маркируйте датами истечения срока годности, чтобы сохранить качество и избежать потерь.
5. Регулярно проводите инвентаризацию
Запланируйте график проведения инвентаризаций материальных запасов. Используйте данные инвентаризации для корректировки уровней запасов в системе автоматического заказа. Выберите определенное время, например, до или после часов активной работы, для полного пересчета продуктов и инвентаря. Обучите своих сотрудников эффективно проводить подсчеты и убедитесь, что они фиксируют любые расхождения между физическим подсчетом и записями системы. Проанализируйте эти различия для выявления потенциальных проблем, таких как кража, порча или неточный ввод данных.
6. Мониторинг использования и отходов
Отходы в ресторане неизбежны, но количеством отходов в ресторане можно и нужно управлять. Отслеживайте использование ингредиентов и отходов на ежедневной основе. Поощрите ваш персонал кухни сообщать о любых избыточных отходов или порчи сразу. Отслеживая сценарии использования, можно определить области, где могут возникать недовложения или чрезмерные порции. Эта информация поможет вам оптимизировать количество заказов и внести корректировки в калькуляционные карты, если это необходимо.
7. Анализ данных и оптимизация заказа
Анализируйте данные инвентаризации, чтобы определить тенденции, сезонные изменения и популярные продукты. Используйте эту информацию для оптимизации процесса заказа и заключения лучших сделок с поставщиками. Обладая глубоким пониманием ваших запасов и моделей спроса, вы можете сократить расходы на продукты.
Как часто проводить инвентаризацию в ресторане?
Одним из основополагающих аспектов эффективного управления запасами является проведение регулярных инвентаризаций. Но как часто нужно пересчитывать продукты и инвентарь в ресторане?
Частота подсчета запасов может варьироваться в зависимости от размера и характера ресторана. Однако большинство отраслевых экспертов рекомендуют проводить инвентаризацию на еженедельной или ежемесячной основе. Вот более подробный анализ обоих вариантов:
Еженедельный пересчет запасов
Еженедельная инвентаризация включает физическую проверку всех запасов и учет их количества. Этот подход обеспечивает более точную и актуальную информацию о ваших уровнях запасов. Проводя еженедельные подсчеты, рестораны могут быстро выявлять любые расхождения между зарегистрированными запасами и фактическими запасами, что позволяет им оперативно решать любые вопросы.
Кроме того, еженедельная инвентаризация помогает как можно раньше обнаруживать кражи, порчу или другие формы сокращения запасов. Это позволяет владельцам и управляющим ресторанов принимать незамедлительные меры и осуществлять более эффективные меры контроля для предотвращения дальнейших потерь.
Ежемесячная инвентаризация
Проведение ежемесячных инвентаризаций является еще одним вариантом для ресторанов, особенно для ресторанов с большими запасами или ограниченными ресурсами. Этот подход предусматривает проведение раз в месяц всеобъемлющей инвентаризации. Хотя ежемесячные инвентаризации могут и не содержать данных в реальном времени, они по-прежнему дают ценную информацию об объемах запасов.
Ежемесячные пересчеты запасов также позволяют владельцам и менеджерам ресторанов анализировать тенденции инвентаризации в течение более длительного периода, облегчая выявление сезонных колебаний, прогнозирование будущего спроса и корректировку заказов соответствующим образом. Они могут также помочь в выявлении медленно оборачиваемых продуктов или избыточных запасов, что позволит улучшить планирование и сократить ненужные расходы.
Определение правильной периодичности проведения инвентаризации
Выбор между еженедельным и ежемесячным подсчетом запасов зависит от нескольких факторов, включая размер ресторана, объем продаж и сложность меню. Вот несколько соображений, чтобы помочь определить правильную периодичность для вашего учреждения:
- Размер: Менее крупные рестораны с ограниченными складскими помещениями могут с большей легкостью проводить еженедельные пересчеты.
- Объем: Рестораны с большим объемом заказов могут выиграть от более частого учета, чтобы лучше контролировать свои быстро оборачиваемые запасы.
- Сложность меню: Рестораны с разнообразным меню и широким спектром ингредиентов могут потребовать более частого подсчета для обеспечения надлежащего уровня запасов.
- Ресурсы: При принятии решения о периодичности проведения инвентаризации следует учитывать наличие персонала, времени и ресурсов, необходимых для проведения пересчета.
В конечном счете цель заключается в том, чтобы обеспечить баланс между ведением точных инвентарных данных и сведением к минимуму простоев в работе. Регулярная инвентаризация обеспечивает ценную информацию о корректности управления запасами вашего ресторана.
Кто отвечает за инвентаризацию в ресторане?
Важно эффективное управление запасами. Но кто именно в организационной структуре ресторана отвечает за управление запасами в ресторане?
Шеф-повар
Шеф-повар играет важную роль в управлении запасами ресторанов. Будучи ответственным за кухню, он отвечают за надзор за заказами продуктов, контроль за уровнем запасов и обеспечение эффективного использования ингредиентов. Шеф-повар часто работает в тесном контакте с менеджером по закупкам для размещения заказов с учетом планирования меню и ожидаемого спроса.
Шеф-повар также курирует персонал кухни, давая рекомендации по контролю порций и минимизации отходов. Внимательно отслеживая уровень запасов, шеф-повар может своевременно принимать решения относительно корректировки меню или специальных блюд, в которых используются ингредиенты, срок годности которых приближается.
Менеджер по закупкам
Сотрудник по закупкам отвечает за закупку всех необходимых продуктов и материалов, включая продовольственные и непродовольственные товары, такие, как чистящие средства, посуда и оборудование. Они тесно сотрудничают с поставщиками в целях заключения контрактов, отслеживания поставок и поддержания оптимального уровня запасов.
Сотрудничая с шеф-поваром, менеджер по закупкам обеспечивает своевременное размещение заказов с учетом таких факторов, как качество, цена и доступность. Они также следят за тенденциями на рынке, ищут возможности для поиска новых ингредиентов или продуктов, которые соответствуют концепции и бюджету ресторана.
Владелец/генеральный управляющий
Владелец или генеральный директор ресторана лично заинтересован в поддержании прибыльной деятельности. Хотя они не несут прямой ответственности за повседневное управление запасами, они обеспечивают надзор и стратегическое руководство.
Владелец/генеральный управляющий определяет бюджет расходов на запасы, определяет политику в области инвентаризации и отслеживает ключевые показатели эффективности, касающиеся оборота запасов. Они также обеспечивают наличие надлежащих систем учета, таких, как программное обеспечение для инвентаризации и складского учета.
Официанты и бармены
Хотя основное внимание уделяется обслуживанию клиентов, персонал, работающий непосредственно с гостями, может косвенно влиять на управление запасами. Точно передавая заказы клиентов и любые специальные запросы, они помогают предотвратить ненужные пищевые отходы из-за неправильной подготовки или чрезмерного порционирования.
Официанты и бармены также играют определенную роль в управлении запасами напитков, отслеживании уровня запасов и информировании менеджера или владельца бара о любых расхождениях. Кроме того, они могут оказывать помощь в проведении периодических инвентаризаций для сверки фактических запасов с учтенными.
Взаимодействие и сотрудничество
Эффективное управление запасами ресторанов требует сотрудничества и взаимодействия между всеми заинтересованными сторонами. Регулярные встречи между шеф-поваром, руководителем по закупкам и владельцем/генеральным управляющим имеют важное значение для рассмотрения инвентарных отчетов, решения проблем.
Работая вместе, эти люди могут оптимизировать процесс управления запасами, уменьшить отходы, контролировать затраты и обеспечить, что ресторан имеет необходимые ингредиенты и материалы для бесперебойной повседневной деятельности.
Понимание оборачиваемости продукции в ресторане
Одним из ключевых показателей, который помогает оценить эффективность управления запасами, является оборот запасов в ресторанах.
Под товарооборотом ресторана понимается количество проданных и замененных в течение определенного периода времени инвентарных запасов ресторана. Он измеряет, как быстро ресторан может продать продукты и пополнить их свежими ингредиентами.
Понимание скорости товарооборота вашего ресторана имеет важное значение для оптимизации решений о покупке, сокращения пищевых отходов, предотвращения поставок и максимизации прибыли.
Как рассчитать товарооборот ресторана?
Формула расчета товарооборота ресторана:
Товарооборот = стоимость проданных продуктов / средняя стоимость запасов
Для определения оборачиваемости продуктов в ресторане добавьте начальную инвентарную стоимость к стоимости запасов, произведенных в течение указанного периода, и вычтите окончательную стоимость. Средняя стоимость запасов представляет сумму первоначальной и конечной стоимости, поделенную на две части.
Например, если бы ресторан имел COGS на 500 000 рублей и среднюю стоимость запасов в 100 000 руб., оборачиваемость была бы 5 (COGS 500 000 / Средняя стоимость запасов 100 000 ).
Какие выводы можно сделать рассчитав оборачиваемость в ресторане
Высокий оборот товарно-материальных запасов свидетельствует о том, что ресторан эффективно управляет своими запасами и минимизирует отходы. Это предполагает, что ингредиенты быстро используются, обеспечивая свежесть и снижение риска порчи. Высокая оборачиваемость продуктов ресторана также означает, что коллектив способен быстро реагировать на меняющиеся запросы клиентов и тенденции в меню.
С другой стороны, низкая оборачиваемость запасов может свидетельствовать о неэффективной практике управления запасами. Медленный оборот товарно-материальных запасов может привести к повышению стоимости хранения, увеличению потерь и повышению риска того, что скоропортящиеся товары испортятся до их использования, что приведет к финансовым потерям.
Стратегии повышения оборачиваемости ресторанных запасов
Для увеличения оборота запасов ресторанов и оптимизации прибыльности рассмотрим следующие стратегии:
- Точное прогнозирование: использование данных о продажах за прошлые периоды и тенденций для точного прогнозирования спроса и сведения к минимуму избыточного или недостаточного спроса.
- Регулярные проверки товарно-материальных запасов: Проведение регулярных ревизий для выявления медленно используемых продуктов.
- Проектирование меню: Анализ популярности и рентабельности позиций меню, чтобы сосредоточиться на блюдах с высоким спросом и убрать из меню мало продаваемые.
- Взаимоотношения с поставщиками: налаживание прочных связей с поставщиками для обеспечения надежных и своевременных поставок, что снижает вероятность перебоев снабжения.
- Эффективные методы хранения: Организуйте пространство для хранения, чтобы обеспечить легкий доступ и использование продуктов, предотвращая порчу и истечение срока действия.
Применяя эти стратегии и постоянно контролируя оборот своих запасов, вы можете оптимизировать свои операции, снизить затраты и повысить общую эффективность в вашем ресторане.
Как программное обеспечение может помочь управлять затратами на инвентаризацию и контроль запасов
В современную цифровую эпоху программное обеспечение для управления ресторанами стало мощным инструментом для рационализации и оптимизации процессов управления запасами. Вот некоторые способы, в которых программное обеспечение может помочь эффективно управлять запасами в ресторане:
1. Учет запасов в реальном времени
Программное обеспечение позволяет точно отслеживать запасы и регистрировать изменения остатков в режиме реального времени. В программе регистрируется поступление продуктов и списание на основе технологических карт и уточняется по итогам проведения инвентаризации. С помощью нескольких щелчков мыши можно получить доступ к подробным отчетам, показывающим количество и стоимость каждого продукта на складе или кухне.
2. Оптимизированный процесс заказа
Интегрируясь с системами ваших поставщиков, программное обеспечение упрощает процесс заказа. При должном уровне автоматизации система автоматически создает заявки на закупку, используя прогноз продаж и расчет необходимого уровня запасов, гарантируя, что вы никогда не останетесь без нужных ингредиентов. Это упрощает процесс закупок, сокращает административную нагрузку и сводит к минимуму вероятность избыточный или недостаточный запас продуктов.
3. Планирование меню и анализ рентабельности блюд
Программное обеспечение часто поставляется со встроенными модулями планирования меню и анализа рентабельности блюд. Эти инструменты позволяют анализировать доходность каждого блюда в меню, учитывая стоимость ингредиентов, размеры порций и данные о продажах. Выявляя дорогостоящие и малоприбыльные блюда, вы можете принимать основанные на данных решения о стоимости блюд в меню, размерах порций или замене ингредиентов для повышения рентабельности.
4. Сокращение отходов и предотвращение потерь
Отходы и потери могут существенно повлиять на прибыль ресторана. Программное обеспечение для управления ресторанами помогает уменьшить количество отходов, предоставляя информацию об использовании ингредиентов, сроках годности. Выявляя этапы технологического процесса который создает наибольшие отходы, вы можете принимать активные меры для их минимизации. Чтобы сократить отходы вы можете управлять размером порций, внедрять более совершенных методы хранения или пересмотреть цену на блюда с низким спросом.
5. Интеграция с POS системами ресторана
Хорошее программное обеспечение для управления рестораном плавно интегрируется с вашей системой учета продаж (POS системой), позволяя эффективно отслеживать товарно-материальные запасы с момента размещения заказа до момента выхода с кухни. Эта интеграция обеспечивает автоматическое обновление уровней запасов с каждой продажей, давая вам представление в режиме реального времени о ваших остатках на складе и предотвращая расхождения между данными о продажах и информацией о фактических остатках.
6. Улучшение отчетности и аналитики
Программное обеспечение предоставляет подробные отчеты и аналитику о текущих остатках, приходах и расходах, а также позволяет регистрировать причины недостач, порч и других причин расхождений в остатках, которые выявляются в процессе инвентаризации. Эти отчеты помогают вам определить тенденции, отслеживать затраты и принимать решения относительно ценообразования, закупок и планирования меню.
Использование программного обеспечения для управления запасами имеет важное значение для современных ресторанов. Используя мощь технологий, вы можете оптимизировать процессы, снизить затраты и повысить рентабельность. Независимо от того, управляете ли вы небольшим рестораном или большой сетью, инвестирование в надежное программное обеспечение для управления рестораном, несомненно, будет способствовать успеху и росту вашего заведения.