Управление графиком платежей ресторана является важным аспектом успешного ведения бизнеса. Это предполагает отслеживание всех счетов и счетов-фактур, полученных от поставщиков продуктов, напитков и поставщиков услуг, а также обеспечение своевременных платежей для поддержания хороших отношений с этими заинтересованными сторонами.
Процесс управления платежами
Для большинства предприятий управление платежами считается частью процесса управления денежными средствами. Этот процесс включает получение счетов на оплату и полного пакета документов, проверку первичных документов, согласования оплаты и управление графиком платежей.
В ресторанном бизнесе управление счетами может быть сопряжено с особыми трудностями из-за большого объема документов, получаемых на регулярной основе.
Рекомендации по управлению счетами ресторанов
Для эффективного управления счетами на оплату в ресторане важно установить четкие процедуры обработки счетов. Некоторые виды передовой практики включают:
- назначение конкретных сотрудников для обработки счетов;
- Использование программного обеспечения для согласования платежей;
- регулярная сверка счетов с данными о товарно-материальных запасах и продажах;
- поддержание регулярных контактов с поставщиками для устранения любых расхождений или проблем.
Как эффективно контролировать счета на оплату
1. Использование POS системы ресторана
POS система для ресторана могут помочь упростить контроль и учет наличных денег. Используя POS-систему, Вы можете легко вводить информацию о счетах поставщиков, а интеграция с системой управленческого учета позволит выгрузить эти данные и согласовать документы в электронном виде.
2. Платежный календарь
Платежный календарь содержит информацию о сроках задолженности и планируемом графике оплаты. Он содержит следующую информацию:
- неоплаченные счета поставщиков;
- срок, в течение которого счет не был оплачен;
- какой допустимый срок отсрочки платежа предусматривает договор.
Платежный календарь может помочь вам определить просроченные платежи и определить их приоритетность.
3. Порядок в очередности платежей поставщикам
Не все счета составляются одинаково. Некоторые поставщики могут предлагать скидки за ранние платежи, в то время как другие готовы предоставлять отсрочку платежей. При управлении календарным графиком платежей важно учитывать особенности заключенных договоров и условия оплаты в них.
4. Контроль процессов согласования
Контроль основан на процедурах согласования платежей, принципах построения очередности платежей для предотвращения ошибок или мошенничества. Применяя такие меры контроля, как требование нескольких согласований на крупные платежи или проверка цен на соответствие договорным при регистрации, вы можете обеспечить прозрачность и точность учета.
5. Делегирование ответственности за управление счетами
Передача ответственности за отслеживание счетов специально назначенному члену команды может облегчить вашу рабочую нагрузку и обеспечить своевременное отслеживание и оплату. Назначение кого-либо для контроля за управлением счетами может также улучшить связь с поставщиками и снизить риск неуплаты.
Особенности инструментов управления счетами для ресторанов:
- Автоматизированное создание счетов: с помощью инструментов обмена электронными документами рестораны могут автоматизировать процесс регистрации счетов. Это означает, что документы могут автоматически загружаться в учетные системы от поставщиков, что позволяет сэкономить время и снизить риск ошибок.
- Отслеживание расходов: Отслеживание расходов имеет решающее значение для любого бизнеса, но это может быть особенно сложно для ресторанов. Инструменты управления счетами позволяют владельцам классифицировать расходы, отслеживать тенденции расходования средств и составлять отчеты для улучшения финансового планирования.
- Управление поставщиками: Управление отношениями с поставщиками является ключом к успеху ресторана. Системы согласования платежей и платежный календарь позволяют хранить контактную информацию, отслеживать условия оплаты.
- Интеграция платежей: инструменты управления счетами предлагают варианты интеграции с банками, позволяя ресторанам загружать данные о совершенных оплатах и иметь актуальную информацию о доступных денежных средствах.
- POS-интеграция: инструменты управления счетами могут быть интегрированы с системой продажи ресторана, позволяя беспрепятственно отслеживать продажи и расходы.
В целом инструменты согласования платежей и управления платежным календарем имеют важное значение для ресторанов, стремящихся повысить эффективность своей работы и улучшить финансовое управление. Инвестирование в надежный инструмент управления счетами – важный шаг для любого ресторана, стремящегося преуспеть в конкурентоспособной отрасли.