Взгляд со стороны помогает нам увидеть лучшие практики в ведении ресторанного бизнеса.
Состав работ в рамках внешнего аудита ресторана
Необходимый набор работ согласовывается в каждом проекте, в списке представлены основные направления из которых можно выбрать. Некоторые виды аудита ресторана предполагают изучение особенностей местного законодательства и могут не предоставляться во всех регионах. Мы готовы обсудить любые детали:
Операционный аудит
Управленческий (операционный) аудит — это диагностика работы руководящего состава , анализ расходов, продаж, товарооборота, проверка кухни и бара.
Оценка операционной деятельности включает в себя анализ:
- продажи блюд и напитков;
- мониторинг работы кухни и бара: составления заказов, приемки товара, соблюдения условий хранения, следования технологическим картам, подачи блюд;
- наличия стандартов и их соблюдения: имеются ли чек-листы, учебные пособия, как осуществляется порядок подбора персонала;
- укомплектованность персоналом, наличие кадровой политики и политики найма (процессы планирования потребности в персонале), организации обучения.
В результате проведенной оценки руководитель может сделать выводы о том, как снизить потери, уменьшить расходы на зарплату и обучение, сократить затраты сырья и материалов на каждом этапе производства и реализации.
Как правило, сторонняя организация, приступая к оценке предприятия, просит дополнительные сведения, позволяющие увидеть возможные проблемы. К таким документам относят:
- расписание работы сотрудников,
- обучающие программы,
- данные об увольнении и найме, динамика текучести,
- отчет о продажах, куда необходимо включить себестоимость блюд, цены, количество и т.п.,
- система взысканий и штрафов,
- взаимоотношения с поставщиками, цены, ожидания, требования,
- бланки, стандарты, чек-листы.
Получив подробные сведения о работе ресторана, проверяющий приезжает на объект, исследует необходимые параметры.
Результат аудита
Анализ какие регламенты есть и как они выполняются персоналом, каких регламентов нет и какую задачу поможет решить их создание-запуск.
Для каких должностей разработаны и действительно используются долж инструкции, оценка содержания трудового договора, реестр труд договоров и соглашений с сотрудниками, как регламентированы премии и штрафы, прозрачность начисления ФОТ.
Реестр договоров с поставщиками — как регламентированы условия поставки, отсрочек платежа, ретробонусов и т.п., соответствует ли это практике работы.
Реестр технолог карт — как часто обновляют, насколько корректно используют в работе, как фиксируют в профильном ПО.
Существуют ли и как используются чек-лист открытия / закрытия ресторана.
Практика проведения ежедневных планерок и постановка задачи официантам на текущий день.
Работа с постоянными гостями — как формируется БД постоянных гостей (кто вносит информацию, как и где храним данные, как обновляем), как приглашаем гостей на мероприятия, празднование памятных дат и т.п.
Работа с новыми гостями — кто и как получает данные гостей, вносит их в БД, как организован процесс маркетинговых рассылок.
Процедура подбора, адаптации, обучения новых сотрудников:
- Регламент регулярной аттестации сотрудников — учебные материалы, тесты, оценка результатов, поощрения
- Изучение меню, участие в дегустациях, знание всех ингредиентов,нюансы модификации блюд и особенности подачи
- Регламент работы поваров — заготовки, проработки, закупка, списание, стандарты и скорость приготовления
- Работа с тайными гостями и независимой проверкой качества сервиса
- Реестр маржинальных позиций и технология продажи (рекомендации)
Аудит кухни и бара
Сотрудники кухни имеют множество поручений и обязанностей. Для того чтобы ничего не забыть, принято вводить проверочные листы, на которых прописан список необходимых действий.
Внешний аудит, как правило, включает в себя подробный анализ всех процессов, происходящих на кухне и в баре. К ним можно отнести:
- оформление заказа на покупку продуктов,
- приемку товара,
- соблюдение условий хранения,
- следование технологии приготовления блюд,
- оформление документации, в том числе чек-листов, листов заготовок и т.д.,
- использование фонда оплаты труда,
- поиск и обучение поваров.
В результате компания имеет возможность оптимизировать затраты на зарплату, улучшить выполнение санитарных норм, отработать или изменить технологию производства, оптимизировать взаимодействие с персоналом.
Финансовый аудит
Финансовый аудит — это обязательный шаг для любого ресторана, стремящегося к успеху и стабильности. Это глубинное исследование финансового состояния заведения, которое позволяет выявить его реальные показатели эффективности, обнаружить слабые места и предложить пути для улучшения.
1. Анализ финансовой отчетности
Первоначальным элементом финансового аудита является анализ отчетности ресторана. Это включает в себя проверку:
- Балансового отчета — для оценки активов, обязательств и капитала;
- Отчета о прибылях и убытках — для анализа доходов, расходов и чистой прибыли;
- Отчета о движении денежных средств — для понимания потоков наличности.
Этап анализа управленческой отчетности будет включать полное создание основных отчетов управленческого учета (PnL, ДДС и упр баланс) за 2024 год из первичных документов и сравнение полученных данных с формами управленческой отчетности предоставленных на момент начала аудита.
2. Оценка доходов
Финансовый аудит позволяет провести тщательную проверку всех источников дохода ресторана. Сюда может входить:
- Выручка от продаж блюд и напитков;
- Доходы от мероприятий (банкетов, концертов и т.д.);
- Другие доходы, например, от аренды пространства.
Аудиторы могут проверять правильность отражения доходов, анализировать сезонные колебания и определять среднюю посещаемость.
Аудит доходов будет включать подготовку на основании первичных данных отчетов по доходам с выделением маркетинговых сегментов, ключевых продуктовых групп и дополнительных доходов.
3. Анализ расходов
Аудит расходов играет ключевую роль в понимании финансового состояния ресторана. В процессе проверки исследуются:
- Себестоимость реализованных товаров (СРТ) — анализ закупок ингредиентов и их использование;
- Операционные расходы — арендная плата, коммунальные услуги, зарплаты сотрудников и другие текущие затраты;
- Маркетинговые расходы — расходы на рекламу и продвижение.
Отчет по анализу расходов будет включать: анализ бюджета расходов, анализ используемой системы планирования расходов, анализ причин списания продуктов (если ведется классификация), анализ доли расходов в выручке. Подготовку предложений по оптимизации учетных процессов.
4. Управление запасами
Одним из важных аспектов финансового аудита является проверка системы управления запасами. Это включает:
- Оценку правил хранения и учета продуктов;
- Анализ уровня запасов и их оборачиваемости;
- Проверку списаний и потерь.
Отчет анализа управления запасами будет включать: анализ динамики изменения цен поставщиков, анализ процессов формирования заявок поставщикам, анализ сроков поставки продукции и расчет индекс надежности поставщика. Рекомендации по совершенствованию процессов управления закупками.
5. Кассовые операции (операции с наличными)
Аудиторы также уделяют всем процесса с наличными деньгами, проверяя:
- Кассовые отчеты и их соответствие с фактическими наличными;
- Процедуры учета наличных поступлений и выдачи;
- Наличие внутреннего контроля за кассовыми операциями.
Отчет анализа работы с наличными деньгами будет включать: описание процессов движения и контроля наличных денег, анализ форм учета и контроля, анализ распределения обязанностей по учету и контролю. Рекомендации по совершенствованию учетных процессов по контролю движения наличных денег.
6. Финансовый анализ и прогнозы
На основании собранной информации аудиторы разрабатывают финансовые анализы и прогнозы, которые могут включать:
- Анализ существующих ключевых показателей эффективности (KPI);
- Анализ рентабельности и эффективности использования ресурсов;
- Создание прогнозов на основании текущих данных.
Финансовый аудит ресторана является неотъемлемой частью управления его финансовым состоянием. Глубокий анализ финансовой отчетности, доходов, расходов, запасов, кассовых операций и налогов позволяет выявить потенциальные проблемы и направления для улучшения.
Этапы проведения:
- Планирование: сбор необходимых документов, описание требований к их оформлению. На этом же этапе разрабатывается план и метод проверки, сроки, опросник для сотрудников.
- Опрос персонала, проверка отчетности.
- Выявление недостатков, составление аудиторского заключения.
Финансовый анализ показателей деятельности и подготовка прогнозов будет включать:
- ключевые показатели деятельности и выводы аудитора,
- описание выявленных проблем,
- указание конкретного документа или процесса, в котором найдена ошибка,
- рекомендации по исправлению ситуации.
После проведения оценки собственник владеет информацией о достоверности финансовых показателей. Также в результате проведенной работы ресторатор может увидеть динамику развития компании, инвестиционные риски, этап развития.
Аудит пожарной безопасности
Пожарный аудит или независимая оценка рисков подразумевает обследование системы безопасности по всем помещениям и зданиям. Такая диагностика включает в себя проверку документов, осуществление экспертизы, расчет рисков. В результате компании выдаются конкретные рекомендации по устранению проблем.
Для проведения пожарного аудита необходимо пригласить стороннего эксперта. Работники и руководители в качестве проверяющих не подходят.
Возможные цели независимой оценки пожарных рисков:
- соблюдение уровня безопасности,
- организация преобразований в этой сфере,
- получение страховки,
- освобождение от проверок на 3 года.
В результате собственник получает исчерпывающую информацию, соблюдает нормы и оптимизирует расходы на противопожарную систему.
Результат аудита
Заключение пож инспектора с выявленными нарушениями и способами, стоимостью их устранения.
Заключение по системе оповещения с актуальным состоянием, необходимыми доработками, стоимостью и сроками выполнения работ.
Санитарный аудит
Проверку санитарных условий могут проводить отдельно или в ходе операционного анализа.
Оценка включает в себя:
- анализ документов,
- соблюдение санитарных норм и дезинфекционного режима,
- лабораторные исследования,
- рекомендации и инструктаж.
Выполнение санитарных норм позволяет добиться расположения гостей, снижения риска заболеваний, отравлений, инфекций, расположение санинспектора, повышение репутации ресторана, бара и кафе.
Для проведения полного аудита приглашают стороннюю организацию, а регулярные проверки возможны при использовании чек-листов.
Результат аудита
Заключение врача СЭС с выявленными нарушениями и способами, стоимостью их устранения.
Заключение эксперта об использовании современных ГИС — ЭДО, ЕГАИС, Меркурий, Честный знак, Безопасный город, а также рекомендации по внедрению.
Маркетинговый аудит
Диагностика отдела рекламы подразумевает анализ проводимых в ресторане маркетинговых кампаний, стратегии и целей. В ходе проверки выявляются недостатки, окупаемость и прибыльность мероприятий, соответствие нынешнего положения плановому. Все это заносится в отчет о проделанной работе. Далее подводятся итоги и разрабатываются меры по устранению проблем.
Маркетинговый аудит — серьезное дело, подразумевающее сбор информации со всех платформ.
Для того чтобы компания получила максимум пользы, аудит должен быть:
- периодическим — плановое проведение проверок позволяет вовремя выявить проблемы;
- независимым — проводимым сторонней организацией;
- подробным — затрагивающим все отделы маркетинга;
- систематичным — имеющим четкость в организации и сегментировании данных.
Такой анализ помогает ресторатору понять, насколько эффективно сейчас продвижение, как правильно распределить рекламный бюджет, снизить расходы, увеличить прибыль, грамотно повлиять на работу сотрудников и продумать изменения в стратегии.
Результат аудита
Описание самого заведения — смыслы, индивидуальность, преимущества (либо существующий документ, либо зафиксированное в процессе интервью с управленцами)
Используемые методы привлечение гостей (либо существующий документ, либо зафиксированное в процессе интервью с управленцами)
Описание ЦА заведения (либо существующий документ, либо зафиксированное в процессе интервью с управленцами)
Размер существующего среднего чека, как работает с его увеличением
Используемые маркетинг акции и оценка их эффективности
Регламент учёта постоянных гостей, отличие сред чека постоянного и разового гостя, регламент конвертации нового гостя в постоянного
Реестр конкурентов по локации, гостю, среднему чеку, концепции
Чек-лист оценки / сравнения с конкурентами
Визиты тайного гостя к конкурентам для сравнения сильных / слабых сторон заведения
Аудит технического состояния
Основные цели аудита технического состояния ресторана включают:
- Оценка укомплектованности оборудованием.
- Анализ накопленного износа.
- Прогнозирование необходимости обслуживания и замены оборудования.
- Укомплектованность оборудованием
Первым шагом в проведении аудита является оценка того, насколько укомплектован ресторан для выполнения своих функций. Это включает в себя проверку наличия ключевых элементов:
- Кулинарное оборудование (плиты, печи, гриль, фритюрницы и пр.).
- Холодильное оборудование (холодильники, морозильники, стабилизаторы температуры).
- Сервировочная мебель и техника (столы, стулья, посуда).
- Оборудование для обслуживания клиентов (кассовые аппараты, системы учета).
Важно не только наличие оборудования, но и его соответствие технологиям, используемым в заведении, а также соблюдение норм безопасности.
- Оценка накопленного износа
Следующий этап — это оценка состояния уже имеющегося оборудования. Каждый элемент, как правило, имеет свой срок службы, и понимание уровня износа поможет определить, требуется ли его замена или обслуживание. Критерии оценки износа могут включать:
- Физическое состояние: наличие повреждений, коррозии и других визуально заметных дефектов.
- Рабочая производительность: насколько эффективно работает оборудование, имеются ли сбои и поломки.
- Соблюдение стандартов: соответствует ли оборудование современным требованиям к качеству и безопасности.
- Прогноз необходимости обслуживания или замены
На основе вышеизложенного анализа можно делать прогноз по поводу будущих потребностей в обслуживании или замене оборудования. Этот прогноз может основываться на:
- Дата производства и ввода в эксплуатацию каждого элемента.
- Частота возникновение неисправностей: если оборудование часто требует ремонта, возможно, стоит задуматься о его замене.
- Сохранение актуальности технологий: старое оборудование может не соответствовать современным стандартам, что также снижает качество работы ресторана.
Результат аудита
Реестр установленного технологического оборудования — производитель, модель, серийный номер, % износа, сроки и стоимость предстоящего ремонта/замены
Реестр установленного IT оборудования и лицензий ПО — производитель, модель, серийный номер, % износа, сроки и стоимость предстоящего ремонта/замены, где размещены БД, система бэкапирования и т.п.
Реестр мебели, посуды, элементов дизайна — марка и кол-во, % износа, сроки и стоимость предстоящего ремонта/замена
